WhatsApp is voor veel bedrijven een belangrijk communicatiekanaal. Om inefficiënties, beveiligingsproblemen en andere uitdagingen te voorkomen, wordt de noodzaak om WhatsApp-communicatie te integreren in Microsoft Teams en jouw zakelijke workflows met de dag groter.
Met de integratie van ROGER365.io in jouw Microsoft Teams omgeving kun je dit gemakkelijk doen. Waardoor WhatsApp een centrale communicatiehub binnen jouw organisatie wordt. Een gecentraliseerde communicatiestructuur verbetert de klantbetrokkenheid en tevredenheid, versnelt workflows en optimaliseert bedrijfsprocessen. We geven je hieronder zes tips om dit te kunnen doen.
Kies voor WhatsApp for Business
Het is belangrijk om te begrijpen dat het gebruik van WhatsApp for Business binnen Teams niet hetzelfde is als het gebruik vanaf je eigen persoonlijke apparaat of de gratis WhatsApp for Business-app.
Om WhatsApp te integreren in de bedrijfsinfrastructuur, moet je samenwerken met WhatsApp Business Solution Providers (BSP). De ervaring voor jouw klanten is hetzelfde, maar organisaties moeten strikte richtlijnen voor beveiliging volgen om te voorkomen dat ze klanten gaan spammen.
Maak gebruik van templates
Dit wordt bereikt door het gebruik van WhatsApp-sjablonen. Een WhatsApp-sjabloon is een automatisch bericht dat je maakt in je bedrijfsaccount voor WhatsApp. Je kunt het sjabloon vervolgens gebruiken om in contact te komen met jouw klanten zodra ze contact met opnemen of zich aanmelden om berichten van je te ontvangen. Sjablonen kun je het best gebruiken in de volgende situaties:
- Wanneer een WhatsApp-gesprek wordt afgesloten
- Wanneer er geen actief gesprek is en het bedrijf een gesprek met de klant wil beginnen
- Wanneer je media zoals video’s wilt versturen, vergaderingen wilt opzetten of u wilt dat je klanten bepaalde acties uitvoeren
- Informeer veel klanten tegelijk als er nieuws is over een product, waardoor WhatsApp onderdeel wordt van een marketingcampagne
Het fijne aan sjablonen is dat je knoppen, links en media kan toevoegen aan het sjabloon. Het gebruik van WhatsApp-sjablonen helpt jouw klanten een betere klantervaring te bieden en daarmee workflows te versnellen.
Wanneer je 24 uur geen actief gesprek hebt met de klant, sluit WhatsApp het “klantvenster”. De klant kan het gesprek op elk moment voortzetten, maar jij kan dit alleen doen door een WhatsApp-template te versturen. Dit sjabloon moet dan “aantrekkelijk” genoeg zijn voor de klant om te reageren.
Koppel de Microsoft Booking app
Het inplannen van een vergadering kan een uitdaging zijn. Microsoft heeft een Booking App die je hierbij kan helpen. Door de Booking App toe te voegen aan een WhatsApp-sjabloon, kan je gemakkelijk met de klant om direct vanaf zijn telefoon een vergadering in te plannen.
Communiceer duidelijk
“Een foto zegt meer dan duizend woorden”, en dit is nog belangrijker bij het versturen van video’s of andere media. Voeg een instructievideo toe aan het WhatsApp-sjabloon en stuur deze naar jouw klant, met behulp van je bedrijfsaccount voor WhatsApp.
Informeer meerdere klanten tegelijkertijd
Je kunt ook één template met een knop, formulier, boeking of media naar meerdere klanten tegelijk sturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan marketingcampagnes, of wanneer je een vacature open hebt staan. Door een formulier toe te voegen, kun je dit aanbod gemakkelijk laten accepteren en jouw “tijd om in te vullen” verkorten.
Overweeg ook om klanten te informeren wanneer er een probleem is met hun systemen of hen proactief te informeren over gepland onderhoud.
Gebruik rapportage mogelijkheden
Een ander voordeel: de integratie van een tool als ROGER365.io in Teams zorgt ervoor dat je, door alle communicatie te centraliseren, het klanttraject beter gaat begrijpen en daarmee jouw prestaties kunt volgen om een echt ‘klantgerichte’ organisatie te worden. Waardoor uiteindelijk de klanttevredenheid en loyaliteit toenemen.
Een rapportage biedt operationele inzichten. Hiermee kun je jouw communicatiestrategieën verbeteren en jouw organisatie vooruit helpen.
En als dat nog niet genoeg is…je kunt ook rapportage gegevens uit het systeem halen om een eigen rapportage in (bijvoorbeeld) Microsoft Power BI te bouwen.
Conclusie
Het gebruik van WhatsApp for Business als onderdeel van jouw zakelijke communicatie kan de klantervaring echt verrijken en help je tegelijkertijd de bedrijfsprocessen te optimaliseren. WhatsApp-sjablonen kunnen je helpen de klantinteracties te stroomlijnen, de manier waarop klanten contact met je kunnen opnemen te verbeteren en maken WhatsApp een integraal onderdeel van jouw bedrijfsprocessen.
Het gebruik van centrale rapportages biedt jouw organisatie de mogelijkheid om inzichten te verwerven die nodig zijn om de klantervaring nog verder te verbeteren en de bedrijfsprocessen te optimaliseren.